Mitarbeiter Arbeitszeiten digital eintragen Die besten Zeiterfassungs-Tools im Vergleich

Klassische Stempelkarten waren gestern: Mittlerweile ist die Zeiterfassung von Arbeitskräften in den meisten Unternehmen vollkommen digital und dadurch deutlich einfacher zu überblicken. Aber nicht nur die Arbeitgeber profitieren von den Zeiterfassungs-Tools, auch die Arbeitnehmer können ihre Zeiten unproblematisch eintragen und im Blick behalten. Wir haben uns die besten Zeiterfassungs-Tools angesehen und verraten, welche Dienste am meisten Vorteile bieten.

Bei dem Zeiterfassungs-Tool von Papershift kann auch der Dienstplan verwaltet werden

Zeiterfassungs-Tools im Vergleich – das Wichtigste in Kürze

  • Zugänge: Die Zeiterfassungs-Tools der verschiedenen Anbieter unterscheiden sich häufig hinsichtlich der gestatteten Zugänge. Während Freelancer oder Freiberufler nur einen Zugang benötigen, brauchen Unternehmen mit vielen Angestellten deutlich mehr Zugänge.
  • Abrechnung von Projektzeiten: Viele Zeiterfassungs-Tools sind in der Lage Arbeitszeiten direkt einzelnen Projekten zuzuordnen, sodass diese sich einfacher abrechnen lassen.
  • Erstellung von Rechnungen: Für Freelancer ist besonders die automatische Erstellung von Rechnungen wichtig, die bei manchen Zeiterfassungs-Tools möglich ist. Die integrierten Rechnungstools kalkulieren automatisch die Stundenabrechnung, welche per Mail an Mitarbeiter oder Kunden versendet werden kann.

Die besten Zeiterfassungs-Tools auf einen Blick

Viele Zeiterfassungs-Tools verfügen über zusätzliche Funktionen wie automatische Abrechnungen oder Dienstplanung. Die ausgewählten Anbieter in unserem Zeiterfassungs-Tool Vergleich lassen sich besonders einfach nutzen und sind auch als App mit Smartphones und Tablets kompatibel und verwandeln das Büro in ein smartes Office.

Papershift Zeiterfassungs-Tool – Zeiterfassung online mit umfangreicher Auswertung

Papershift vereint Zeiterfassung und Dienstplanung in einem und punktet mit detailreichen Auswertungen aller gesammelten Daten. Die Plattform ermöglicht neben der digitalen Stoppuhr auch eine Zeiterfassung im Browser und der Mitarbeiter-App. Außerdem bietet die Plattform die Möglichkeit, einen Schichtplan einzurichten und auch die Urlaubsplanung lässt sich problemlos in dem System vornehmen. Außerdem können Unternehmen die Lohnabrechnungen anhand der Zeiterfassung automatisieren und so viel Zeit sparen.

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clocko:do Zeiterfassungs-Tool – Zeiterfassung per Smartphone

Mit dem clocko:do Zeiterfassungs-Tool können alle Arbeits- und Projektzeiten der Mitarbeiter mit der Smartphone-App jederzeit erfasst werden. Die Mitarbeiter sind somit in der Lage, ihre Arbeitszeit selbst live zu dokumentieren, um Überstunden vorzubeugen. Die App ist sowohl für Android als auf für iOS verfügbar. Die wichtigsten Funktionen der App sind auch offline nutzbar und damit die Daten auf keinen Fall verloren gehen, werden sie automatisch in die Cloud übertragen.

mite Zeiterfassungs-Tool – Für Freiberufler und Teams

Das mite Zeiterfassungs-Tool ist hauptsächlich auf Freiberufler ausgerichtet, kann aber auch von Teams genutzt werden. Auf dieser Plattform müssen die Zeiten manuell eingetragen werden oder es kann eine Stoppuhr geschaltet werden. Diese läuft serverseitig und stoppt somit nicht, wenn der Browser geschlossen wird oder der Rechner heruntergefahren wurde. Für eine bequemere Nutzung ist mite nicht nur im Browser, sondern auch auf dem Smartphone als App verfügbar.

Jephi Zeiterfassungs-Tool – Automatisierte Funktionen sparen Zeit

Bei dem Jephi Zeiterfassungs-Tool sind viele Sonderfunktionen automatisiert oder lassen sich mit nur wenigen Klicks durchführen. So können Unternehmen mithilfe von Jephi beispielsweise direkt Infos bezüglich des Projektfortschritts an ihre Kunden versenden, ohne dafür selbst eine Mail verfassen zu müssen. Auch die Projektabrechnungen lassen sich in nur wenigen Sekunden über das Zeiterfassungs-Tool durchführen. Die Zeiterfassung ist bei Jephi sowohl im Browser als auch in der App möglich.

Die besten Zeiterfassungs-Tool im Vergleich – die technischen Daten

Zeiterfassungs-Tools bieten in der Regel noch zusätzliche Funktionen. Die einzelnen Anbieter unterscheiden sich jedoch häufig deutlich darin, welche Funktionen zusätzlich noch zur Verfügung stehen. In der folgenden Tabelle haben wir alle wichtigen Eckpunkte der Anbieter in unserem Zeiterfassungs-Tools Vergleich zusammengefasst.

 

Papershift

clocko:do

mite

Jephi

Digitale Stempeluhr

ja

ja

ja

ja

Zeiterfassung im Browser

ja

ja

nein

ja

Automatische Abrechnung

ja

nein

nein

ja

Daten-Auswertung

ja

nein

ja

ja

App

Papershift (Android|iOS)

clocko:do (Android|iOS)

ja

ja

Dienstplan-Einbindung

ja

nein

nein

nein

Urlaubsplanung

ja

ja

nein

nein

Testphase

14 Tage

14 Tage

30 Tage

30 Tage

Sprache

Deutsch

Deutsch

Deutsch

Deutsch

Automatische Zeiterfassung

ja

ja

nein

ja

Preise

6-10 Euro pro Monat pro Mitarbeiter je nach Tarif

3,80-11,40 Euro pro Monat pro Mitarbeiter je nach Tarif

5 Euro pro Monat

5-10 Euro pro Monat

Zeiterfassungs-Tools Kaufberatung – Welche Anbieter bieten welche Funktionen?

Bei den meisten Zeiterfassungs-Tool handelt es sich im Prinzip um digitale Stempeluhren, doch je nach Anbieter werden die rudimentären Funktionen der Uhren um weiter nützliche Hilfestellungen erweitert.

Dadurch kommt es schnell zu Verwirrung, da sich nicht leicht überblicken lässt, was die jeweiligen Zeiterfassungs-Tools enthalten. Damit die Wahl des richtigen Zeiterfassungs-Tools einfacher fällt, haben wir im Folgenden alle wichtigen Faktoren von Zeiterfassungs-Tools zusammengefasst.

Art des Zeiterfassungs-Tools: Zeiterfassungs-Tools werden in der Regel in zwei unterschiedliche Kategorien unterteilt. Die erste Kategorie basiert auf dem System der herkömmlichen Stempeluhr und soll Anwesenheit und Produktivität der Mitarbeiter kontrollieren, währen die zweite Kategorie dazu dient, den Zeit- und Arbeitsaufwand für bestimmte Kunden und Projekte zu ermitteln.

Zugänge: Manche Zeiterfassungs-Tools sind auf Selbstständige oder Freelancer ausgerichtet, die ihre eignen Zeitaufwände bei den verschiedenen Kunden aufzeichnen möchten. Diese Tools sind häufig nicht für größere Unternehmen geeignet, da hier nur wenige Zugänge zu der Plattform zur Verfügung stehen. Für erhöhte Produktivität für Selbstständige und Freelancer finden sich in unserem Artikel zum smarten Home Office viele nützliche Tipps.

Unternehmen mit vielen Mitarbeitern brauchen somit ein Zeiterfassungs-Tool, welches unbegrenzt viele Zugänge ausgeben kann, sodass die Zeiten für jeden Angestellten erfasst werden können.

Zusätzlich ist zu beachten, dass mit der Größe des Unternehmens auch die Auswahl der Zeiterfassungs-Tools sinkt. Je mehr Daten von Mitarbeitern gespeichert werden müssen, desto größer muss auch der Server sein. Außerdem sind viele Interfaces nicht darauf ausgelegt, endlos viele Nutzer übersichtlich darzustellen. Dadurch kann es schwierig werden, die entsprechenden Zeiten nachzuvollziehen.

Sprachen: Je mehr Mitarbeiter in einem Unternehmen tätig sind, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass nicht jeder davon fließend Deutsch beherrscht. Es kann somit sinnvoll sein, ein Zeiterfassungs-Tool zu wählen, welches verschiedene Sprachen anbietet. Die Mitarbeiter können dann selbst entscheiden, in welcher Sprache die Plattform genutzt werden soll.

Nutzer-Rechte: Es lohnt sich, bei Zeiterfassungs-Tools darauf zu achten, dass unterschiedliche Nutzer-Rechte vergeben werden können. So kann beispielsweise sichergestellt werden, dass ein Teamleiter mehr Zugriffsrechte hat als ein normaler Mitarbeiter. Außerdem besteht so nicht die Gefahr, dass Mitarbeiter an der Plattform Änderungen vornehmen und vielleicht irgendwelche Probleme verursachen.

Browser oder Installation: Manche Zeiterfassungs-Tools benötigen die Installation eines Programms auf dem Desktop und sind somit deutlich limitierter in der Nutzung als Alternativen, die einfach über den Browser laufen.

Zeiterfassungs-Tools, die sich im Browser nutzen lassen, können von überall aus und mit jedem Gerät problemlos verwendet werden, während bei einer Installation die Nutzung nur auf dem entsprechenden Gerät möglich ist.

Systeme: Mittlerweile sind die meisten Zeiterfassungs-Tools nicht nur am PC nutzbar, sondern verfügen auch über eine App-Version, lassen sich also auch auf dem Smartphone verwenden. Dadurch wird den Mitarbeitern deutlich mehr Flexibilität geboten, da das Smartphone immer dabei ist und das Eintragen im Zeiterfassungs-Tool nur ein paar Sekunden in Anspruch nimmt.

Zusatzfunktionen: Je nachdem, welches Zeiterfassungs-Tool gewählt wird, sind häufig unterschiedliche Zusatzfunktionen verfügbar. Dazu zählen unter anderem:

  • Urlaubsplanung: Direkt im Zeiterfassungs-Tool ist ein Feature für die Urlaubsplanung der einzelnen Mitarbeiter integriert. Dadurch kann sichergestellt werden, dass es nicht zu Überschneidungen der Urlaube der Mitarbeiter kommt.
  • Dienstplan-Einbindung: Die Zeiterfassung wird direkt in den Dienstplan eingegliedert, sodass Arbeitgeber auf einen Blick sehen können, ob alle Mitarbeiter ihren Verpflichtungen nachkommen und die Zeiten für Projekte lassen sich besser planen.
  • Abrechnungen: Manche Zeiterfassungs-Tools können je nach erfassten Stunden direkt die Gehaltsabrechnung erstellen. Andere Plattformen liefern stattdessen alle Daten für die Abrechnungen als DATEV Dateien oder PDFs, Excel- und CSV-Dateien.
  • Daten-Auswertung: Bestimmte Zeiterfassungs-Tools sammeln die Daten nicht nur, sondern können diese auch direkt auswerten, um zum Beispiel die Abwesenheitsrate der letzten Woche darzustellen.

Preise und Testphase: In der Regel bieten alle Zeiterfassungs-Tools eine kostenlose Testphase. Da sich die einzelnen Plattformen deutlich voneinander unterscheiden, sollte diese Testphase auf jeden Fall genutzt werden, um festzustellen, ob das entsprechende Zeiterfassungs-Tool auch wirklich passend für die individuellen Ansprüche ist. Auch bei anschließenden Kosten gibt es Unterschiede. Hier sollten Interessierte prüfen, welches Preis-Leistungsverhältnis ihnen am meisten zusagt. In unserem Vergleich variieren die Monatlichen Kosten pro Mitarbeiter zwischen zirka 5 und 12 Euro (Stand: 05/2022)

Papershift Zeiterfassungs-Tool – Zeiterfassung online mit umfangreicher Auswertung

Das Papershift Zeiterfassungs-Tool ist besonders umfangreich und bietet viele zusätzliche Funktionen, um die Zeiterfassung mit der Dienstplanung und Abrechnung zu verbinden.

Über Papershift lassen sich verschiedene Methoden der Zeiterfassung nutzen, je nachdem welche am besten zu dem entsprechenden Team passt. Die Zeiterfassung kann online im Browser stattfinden. Hierfür lassen sich auch erlaubte IP-Adressen definieren, damit nachverfolgbar ist, welche Geräte Zugang zur Plattform haben.

Alternativ bietet Papershift eine stationäre Stempeluhr, die via App auf einem Tablet installiert werden kann. Dieses Tablet muss dann lediglich am Unternehmensstandort platziert werden und die Mitarbeiter können sich mit einer digitalen Unterschrift mit dem Finger oder via Eingabe einer PIN abstempeln.

Praktisch: Die App kann auch auf den Smartphones der Mitarbeiter installiert werden, sodass diese selbstbestimmt ihre Start- und Stopp-Zeit wählen können.

Die Zeiterfassungen über Papershift werden automatisch in den ebenfalls auf der Plattform verfügbaren Dienstplan eingetragen und können vom Administrator somit besonders leicht überwacht werden.

Alle von Papershift gespeicherten Daten lassen sich entweder auf der Plattform selbst auswerten oder können in andere genutzte Softwares eingegliedert werden. Dafür bietet Papershift an, die Dateien in PDF-, DATEV-, EXCEL- oder CSV-Form herunterzuladen.

Das ist besonders für die Lohnabrechnung hilfreich.

Papershift bietet verschiedene Tarife an, die je nach Höhe Zugriff auf mehr zusätzliche Funktionen bieten. Der günstige Tarif ist für sechs Euro pro Monat und pro Mitarbeiter verfügbar, während für den teuersten Tarif zehn Euro monatlich anfallen.

Damit der Dienst von Papershift zunächst getestet werden kann, bietet der Anbieter eine 14-tägige unverbindliche Testphase. (Stand: 05/2022)

Papershift Zeiterfassungs-Tool – Preis und beste Angebote

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clocko:do Zeiterfassungs-Tool – Zeiterfassung per Smartphone

Das Zeiterfassungs-Tool clocko:do ist besonders auf mobile Zeiterfassung ausgelegt, dank der digitalen Stempeluhr in App-Form. Die Synchronisierung der Smartphone App erfolgt automatisch und ist überall und jederzeit nutzbar.

Das Zeiterfassungs-Tool von clocko:do ist insbesondere auf mobile Nutzer spezialisiert

Mit clocko:do lassen sich direkt in der App neue Kunden oder Projekte anlegen. Der Browser ist somit nicht zwingend nötig. Das Zeiterfassungs-Tool eignet sich für Unternehmen und Freiberufler und läuft durchgehend im Hintergrund weiter. Da die Zeiterfassung serverseitig erfolgt, kann die App auch geschlossen werden und der Timer läuft trotzdem weiter.

Alle Daten werden bei clocko:do sicher in der Cloud gespeichert und die wichtigsten Funktionen lassen sich auch ohne Internetverbindung nutzen. So können beispielsweise neue Aufgaben oder manuelle Zeiteinträge erstellt werden, die dann automatisch mit der Cloud synchronisiert werden sobald wieder eine Internetverbindung besteht.

Auch bei clocko:do kann die Plattform zunächst unverbindlich für 14 Tage getestet werden, bevor ein kostenpflichtiger Tarif gebucht wird.

Die Tarifkosten variieren je nach Funktionsumfang zwischen 3,80 Euro bis 11,40 pro Monat für einen Zugang je Mitarbeiter.

mite Zeiterfassungs-Tool – Für Freiberufler und Teams

Das Zeiterfassungs-Tool von mite ist besonders auf Freiberufler ausgelegt, damit diese ihre geleisteten Stunden besser im Überblick haben können und direkt erkennen, wie viele Stunden den jeweiligen Kunden in Rechnung gestellt werden müssen.

mite eignet sich besonders für Freiberufler

Bei mite ist die Struktur der Plattform besonders übersichtlich gestaltet, damit das Eintragen von Zeiten möglichst schnell geht und sich jeder Nutzer gut zurechtfindet.

Verschiedene Kunden, Projekte und Leistungen lassen sich einordnen und archivieren, sodass auch noch Jahre später darauf zugegriffen werden kann.

Die digitale Stoppuhr ist integriert, sodass keine Zeit unberechnet bleibt und da die Uhr serverseitig läuft, muss der Browser dafür nicht offen sein.

Neben der Nutzung im Browser bietet mite auch eine App fürs Smartphone, Tablet und Mac-Computer.

Besonders praktisch ist die Einsicht von Stundenzetteln in mite. Dadurch können Arbeitgeber oder Teamleiter direkt einschätzen, wie ausgelastet das Team ist. Außerdem lässt sich einsehen, welche Kunden wie viel Zeit in Anspruch nehmen und wie viel der Arbeitszeit in Rechnung gestellt werden kann.

Der Testzeitraum bei mite beträgt sogar ganze 30 Tage und der Anbieter stellt nur einen Tarif zur Verfügung, der sich auf fünf Euro pro Monat pro Zugang beläuft.

Jephi Zeiterfassungs-Tool – Automatisierte Funktionen sparen Zeit

Das Jephi Zeiterfassungs-Tool lohnt sich besonders für alle, die sich noch zusätzliche Funktionen und Features wünschen. So lassen sich direkt auf der Plattform To-Do-Listen erstellen, Notizen schreiben und externe Links zu Projekten sammeln.

Jephi kann automatisch Mails mit Stundenabrechnungen an Kunden versenden

Die Accounts lassen sich gut unterteilen und mit verschiedenen Nutzerrechten ausstatten, sodass Projektleiter und Teamleiter mehr Zugriff auf die Plattform haben als die einzelnen Teammitglieder.

Die Mitarbeiter sind dennoch selbstbestimmt und können ihre Zeiten eigenständig online erfassen. Der Stundenzettel wird automatisch erstellt.

Auch alle Rechnungen berechnet Jephi automatisch auf Knopfdruck und generiert sogar Mails, die direkt an die Kunden gesendet werden. Dadurch wird doppelt Zeit eingespart.

Außerdem bietet Jephi die Option, den Kunden die Möglichkeit zu geben den Projektstatus direkt auf der Plattform zu verfolgen, sodass sie sehen können, was jeden Tag für das Projekt erledigt wurde.

Eine Auswertung der Daten ist mit Jephi ebenfalls möglich und die automatisch generierten Statistiken zeigen beispielsweise, wie viele Stunden in einem Projekt stecken und was jeder Mitarbeiter für den jeweiligen Kunden getan hat.

Zusätzlich lässt sich die Teamkommunikation direkt in Jephi führen, sodass keine separaten Anrufe oder Mails nötig sind.

Der Testzeitraum beläuft sich bei Jephi ebenso wie bei mite auf 30 Tage und die Tarife für den Service liegen bei fünf bis zehn Euro pro Monat.

Was sind die besten Zeiterfassungs-Tools?

In unserem Zeiterfassungs-Tools Vergleich empfehlen wir folgende Geräte:

  • Papershift Zeiterfassungs-Tool – Zeiterfassung online mit umfangreicher Auswertung
  • clocko:do Zeiterfassungs-Tool – Zeiterfassung per Smartphone
  • mite Zeiterfassungs-Tool – Für Freiberufler und Teams
  • Jephi Zeiterfassungs-Tool – Automatisierte Funktionen sparen Zeit

Was kostet ein Zeiterfassungs-Tool?

In unserem Zeiterfassungs-Tool Überblick ist der günstigste Tarif bereits für 4 Euro pro Monat pro Mitarbeiter erhältlich. Für Tarife, die viele zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel eine automatische Gehaltsberechnung bieten, kann der Preis bis auf 11 Euro pro Monat pro Mitarbeiter steigen. (Stand: 05/2022)

Was ist ein Zeiterfassungs-Tool?

Ein Zeiterfassungs-Tool ersetzt die herkömmliche Stempeluhr. Statt Stempelkarten oder dem Scannen des Ausweises bei Arbeitsbeginn läuft die Zeiterfassung mit den modernen Tools vollkommen digital und spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für einen besseren Überblick durch den Arbeitgeber.

Viele Tools setzen entweder auf eine digitale Stoppuhr oder eine Smartphone-App in der die Mitarbeiter selbstständig auf den „Start“ Knopf drücken können, sobald sie mit der Arbeit beginnen.

Wozu benötigt man Zeiterfassungs-Tools?

Mit Zeiterfassungs-Tools können Arbeitgeber schnell überblicken, ob die Mitarbeiter ihre Zeiten einhalten und es lässt sich auch nachverfolgen, wie viel Zeit in verschiedene Projekte fließt. Dadurch lässt sich besser entscheiden, welche Projekte rentabler sind.

Mitarbeiter hingegen können ihre Arbeitszeiten selbst online eintragen und müssen nicht zur Stempeluhr laufen, sondern können häufig direkt auf dem Smartphone ihren Arbeitsbeginn bestätigen. Dadurch werden eventuelle Überstunden vorgebeugt, was besonders im Homeoffice ein Problem ist, wo die Mittagspause häufig nicht eingehalten wird.

Was sind die Vorteile von Zeiterfassungs-Tools?

Zeiterfassungs-Tools bieten folgende Vorteile:

  • Kontrolle über Arbeitszeiten der Mitarbeiter
  • Zeiten lassen sich leichter nachvollziehen
  • Rentabilität von Projekten lassen sich leicht einschätzen
  • Große Datenmengen erlauben detailreiche Analysen
  • Überstunden werden verhindert
  • Abrechnung kann häufig automatisch generiert werden

Was sind die Nachteile von Zeiterfassungs-Tools?

Zeiterfassungs-Tools bieten folgende Nachteile:

  • Arbeitnehmer können sich überwacht fühlen
  • Eventuell wird vergessen die Arbeitszeit als beendet einzutragen
  • Manche Zeiterfassungs-Tools arbeiten mit Geo-Daten

Wie funktioniert ein Zeiterfassungs-Tool?

In der Regel wird bei einem Zeiterfassungs-Tool entweder auf einem Tablet am Arbeitsort der Beginn der Arbeitszeit eingetragen oder die Eintragung erfolgt im Browser oder per App auf dem Smartphone.

Manche Zeiterfassungs-Tools setzen auf eine Unterschrift oder eine PIN zu Beginn der Arbeitszeit. Üblicherweise wird auf der Plattform eine Stoppuhr aktiviert, die die Arbeitszeit automatisch aufzeichnet und speichert.

Welche Marken bieten Zeiterfassungs-Tools an?

  • Papershift
  • clocko:do
  • mite
  • Jephi
  • timely
  • Toggl
  • Tsheets
  • TimeCamp
  • Harvest
  • Hubstaff
  • Time Doctor
  • timetac
Philip Macdonald

Philip Macdonald geht den Dingen gerne auf den Grund und erklärt neue Technik verständlich und alltagsnah. Seine Leidenschaft gilt innovativen Start-up Projekten, die mit ungewöhnlichen Ideen die Welt verändern wollen. Wenn er nicht gerade für home&smart schreibt, studiert Philip Macdonald Germanistik und Anglistik in Köln.

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