Software für automatisierte Personaleinsatzplanung im Überblick Die besten Personalplanung Tools im Vergleich

Mithilfe von Personalplanungs-Tools lassen sich Arbeitsressourcen zuweisen und Urlaubs- und Krankheitstage verfolgen. Die häufig automatisierten Tools nehmen den Betrieben viel Arbeit ab, sodass mehr Zeit für andere Aufgaben bleibt. Wir haben uns die besten Personalplanungs-Tools angesehen und verraten, welche Dienste sich besonders lohnen.

Mit einem Personalplanungs-Tool können Teams einfacher gemanagt werden

Personalplanungs-Tools – das Wichtigste in Kürze

  • Dynamische Dienstpläne: Personalplanungs-Tools ermöglichen das Erstellen von dynamischen Dienstplänen, die dabei helfen, dass jeder Mitarbeiter immer weiß, wann er woran arbeiten muss. Arbeitgeber können über das Tool einsehen, wie viel der jeweilige Mitarbeiter gearbeitet hat und wie viel er noch erledigen muss.
  • Engpass-Erkennung: Mit Personalplanungs-Tools können Nutzer schnell erkennen, wo es zum Beispiel durch Urlaub- oder Krankheitsfällen zu Überschneidungen kommt. Außerdem lässt sich einschätzen, wie viele Mitarbeiter für die jeweiligen Bereiche benötigt werden, sodass im Betrieb keine Engpässe auftreten.
  • Abrechnung: Viele Personalplanungs-Tools bieten mit direktem Zugang zum Dienstplan auch die Möglichkeit, die Vergütung anhand der Arbeitszeiten zu kalkulieren. Damit die Kalkulation der Arbeitszeit stimmt, vertrauen viele Tools auf integrierte Zeiterfassungssysteme.

Die besten Personalplanungs-Tools im Test Check und Vergleich

Die Personalplanungs-Tools in unserem Vergleich bieten umfangreiche Funktionen, die Unternehmen die Planung und Koordination von Mitarbeitern erleichtern.

Papershift – Personalplanungs-Tool mit vielen zusätzlichen Funktionen

Der Service von Papershift ist sowohl im Browser als auch auf dem Smartphone verfügbar und integriert sich nahtlos ins smarte Office. Neben dem digitalen Erstellen von Dienstplänen kann mit Papershift auch die Arbeitszeit der Mitarbeiter erfasst werden. Alternativ können die Mitarbeiter dies auch in Eigenverantwortung übernehmen. Damit nicht zu viele Überschneidungen bei Urlauben auftreten, bietet Papershift einen Urlaubsplaner, aber auch Abwesenheiten durch beispielsweise Krankheit oder Mutterschutz lassen sich in den Dienstplan integrieren. Für eine einfache Abrechnung bietet Papershift auch die Option, Mitarbeiter automatisch abzurechnen, sodass die Unternehmen viel Zeit sparen können.

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Findmyshift – Personalplanungs-Tool für Teams

Für das Personalplanungs-Tool Findmyshift zahlen Unternehmen nicht für einzelne Mitarbeiter, sondern ganze Teams. So lassen sich Arbeitsgruppen mit bis zu 20 Mitgliedern erstellen und Kosten in der Verwaltung sparen. Besonders an Findmyshift ist die alternative kostenlose Version des Tools, die für kleinere Teams von bis zu fünf Personen bereitgestellt wird. Die kostenpflichtigen Versionen bieten jedoch deutlich mehr Funktionen wie zum Beispiel die automatische Abrechnung von Mitarbeitern. Dienstplan und Zeiterfassung sind aber in der kostenlosen Version ebenfalls enthalten.

TeamUltim – Personalplanungs-Tool für besonders viele Mitarbeiter

Mit TeamUltim können für einen fixen monatlichen Betrag unbegrenzt viele Mitarbeiter eines Unternehmens von dem Personalplanungs-Tool profitieren. In der kostenlosen Version sind es hingegen nur zehn Angestellte. TeamUltim bietet unter anderem einen Dienstplan, ein mehrsprachiges Interface, Urlaubsplanung und ermöglicht mit den gesammelten Daten auch die Erstellung von Analysen zur Arbeitsoptimierung.  

edpep – Günstiges Tool zur Personalplanung

Das edpep Personalplanungs-Tool bietet alle wichtigen Funktionen, wie beispielsweise die Erstellung eines Dienstplanes und die Erfassung von Arbeitszeiten und Pausen für einen besonders günstigen monatlichen Preis je Mitarbeiter. Außerdem ist auch eine Urlaubs- und Abwesenheitsplanung integriert, damit es nicht zu Überschneidungen kommt. Zusätzlich bietet edpep eine mobile Stempeluhr und eine Kommunikations-App, um Mitarbeitern die Teamkommunikation zu erleichtern.

Die besten Personalplanungs-Tools im Vergleich – die technischen Daten im Überblick

Die Personalplanungs-Tools in unserem Vergleich bieten alle einen kostenlosen Testzeitraum, der vor der Buchung unbedingt ausgenutzt werden sollte. Die nachfolgende Tabelle zeigt alle wichtigen Informationen sowie die Preise für die unterschiedlichen Tools.

 

Papershift

Findmyshift

TeamUltim

edpep

Dienstplan

ja

ja

ja

ja

Zeiterfassung

ja

ja

ja

ja

Abrechnung

ja

ja

ja

nein

Urlaubsplan

ja

ja

ja

ja

Sonstige Abwesenheiten

ja

ja

ja

ja

Monatliche Preise

6 bis 10 Euro pro Mitarbeiter

20 bis 50 Euro pro Team

ab 50 Euro für unbegrenzt viele Mitarbeiter

3,50 Euro pro Mitarbeiter

Datenanalyse

ja

ja

ja

nein

Browser-Nutzung

ja

ja

ja

ja

App-Anwendung

ja

ja

ja

ja

Gratiszeitraum

14 Tage

3 Monate

45 Tage

30 Tage

Alternative Gratisversion

nein

ja

ja

nein

Kaufberatung Personalplanungs-Tools – die wichtigsten Kriterien beim Kauf

Personalplanungs-Tools setzen sich in der Regel aus vielen verschiedenen Tools zusammen, die in Kombination das Managen von Teams erleichtern sollen. Je höher die monatlichen Kosten für die Anwendung, desto mehr Funktionen bieten die Tools in der Regel. Die folgende Beratung klärt darüber auf, was für Funktionen die verschiedenen Tools aufweisen.

Dienstplan: Jedes Personalplanungs-Tool hilft dabei, einen Dienstplan zu erstellen. Dadurch können Unternehmen oder Teamleiter den Überblick behalten und die Mitarbeiter effektiver den verschiedenen Arbeitsbereichen zuteilen. Die digitalen Dienstpläne bei Personalplanungs-Tools lassen sich besonders leicht erstellen und können einfach mit den Mitarbeitern geteilt werden. Die Arbeitnehmer können somit von überall aus und auch im smarten Homeoffice auf den Schichtplan zugreifen und haben mehr Flexibilität.

Zeiterfassung: Manche digitalen Personalplaner bieten eine integrierte Zeiterfassung. Dadurch können Arbeitgeber nachvollziehen, wie viel jeder Mitarbeiter gearbeitet hat und es lässt sich auch einsehen, wie viel Zeit an den jeweiligen Projekten verbracht wurde. Mitarbeiter sind im Gegenzug vor Überstunden geschützt bzw. können diese besser nachvollziehen und sich anrechnen lassen.

Abrechnung: Ein besonders praktisches Feature, was jedoch in der Regel nur bei hochpreisigen Personalplanungs-Tools zu finden ist, ist die automatische Abrechnung. Manche Tools sind mithilfe des Dienstplans und der Zeiterfassung in der Lage, automatisch die Abrechnungen für alle Mitarbeiter zu kalkulieren und zu verschicken.

Manche Personalplanungs-Tools bieten zwar nicht die automatische Abrechnung an, sind dafür aber in der Lage, die Stunden der Mitarbeiter in klassischen Dateiformaten auszugeben, welche sich dann einfach in gängige Programme zur Abrechnung einfügen lassen.

Urlaubsplanung: Besonders bei vielen Mitarbeitern mit Kindern lohnt sich ein Personalplanungs-Tool mit Urlaubsplanung. Da Eltern an die Schulferien der Kinder gebunden sind, kommt es häufig zu Ballungszeiten im Dienstplan, in denen besonders viele Mitarbeiter Urlaub beantragen möchten.

Damit es nicht zu großen Überschneidungen bei den Urlaubszeiten kommt, zeigt ein Personalplanungs-Tool direkt an, welche Bereiche besonders ausgelastet sind und welche nicht.

Monatliche Preise: Die meisten Personalplanungs-Tool bieten ihren Service für eine monatliche Gebühr an. Es gibt allerdings auch Tools, die eine Gratisversion anbieten. Diese ist üblicherweise jedoch deutlich reduziert im Funktionsumfang und unterstützt keine größeren Teams.

Die monatlichen Beiträge variieren je Anbieter und manche verlangen eine Gebühr je Mitarbeiter, während andere unbegrenzt viele Nutzer erlauben.

Praktisch: Einige Tools bieten zudem einen Rabatt an, wenn sich Interessierte im Voraus direkt für eine Laufzeit von einem Jahr entscheiden.

Datenanalyse: Da Personalplanungs-Tools häufig enorm viele Daten sammeln, bieten viele Anbieter auch eine Auswertung dieser Daten an. Dadurch lässt sich beispielsweise einschätzen, wie viel Zeit für jedes Projekt benötigt wird und ob sich der Zeitaufwand für den Ertrag des Projektes lohnt.

App-Nutzung: Personalplanungs-Tools, die über eine App-Version verfügen, lassen sich besonders flexibel nutzen und geben Mitarbeitern die Möglichkeit, den Dienstplan sowie die Tools zur Zeiterfassung ortsunabhängig auch per Smartphone einsehen zu können.

Gratiszeitraum: In der Regel bieten Personalplanungs-Tools einen Gratiszeitraum an, in welchem der Service in seinem gesamten Funktionsumfang getestet werden kann. Diese Möglichkeit sollte immer ergriffen werden, um vor der Buchung sicherzustellen, dass der Service alle Funktionen, die benötigt werden, bietet.

Papershift – Personalplanungs-Tool mit vielen zusätzlichen Funktionen

Papershift integriert im eigenen Personalplanungs-Tool einen Schicht- und Urlaubsplaner sowie ein eigenes Tool zur Zeiterfassung. Die Dienstpläne lassen sich nach Arbeitsbereichen, Stichworten, Zeiten und vielem mehr strukturieren, sodass Unternehmen und Teamführer immer alle wichtigen Informationen im Blick haben.

Außerdem sind im Schichtplan die Stundenkonten der einzelnen Mitarbeiter direkt zu sehen, wodurch es einfacher ist einzuschätzen, wie viel jeder Mitarbeiter leistet. Die Zeiten können auch in Bezug auf bestimmte Projekte analysiert werden, um den Kunden direkt eine Abrechnung der Stunden schicken zu können.

Der Urlaubsplaner lässt sich flexibel konfigurieren, sodass auch unterschiedliche Gründe für eine Abwesenheit angegeben werden können, wie beispielsweise Krankheit oder Mutterschutz. Der Urlaubsplaner hilft dabei, die Urlaubszeiten der Mitarbeiter zu überwachen und bietet die Option einer Urlaubssperre, wenn Häufungen auftreten.

Die ebenfalls integrierte Zeiterfassung kann entweder online im Browser, am Arbeitsort via Tablet oder per Smartphone App gestartet werden, sodass den Mitarbeitern maximale Flexibilität geboten wird.

Besonders praktisch bei Papershift ist die Funktion zur Erstellung von Berichten in Echtzeit, die zum Beispiel angeben, wie hoch die Abwesenheitsrate je Arbeitsbereich in der letzten Woche war.

Papershift Personalplanungs-Tool Preise

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Findmyshift – Personalplanungs-Tool für Teams

Das Personalplanungs-Tool Findmyshift ist auch in einer kostenlosen Version verfügbar. Bei jener müssen Nutzer im Vergleich zu den Bezahloptionen allerdings einige funktionalen Abstiche machen.

Während in der Gratisversion nur maximal fünf Mitarbeiter einem Team angehören können, bieten die Bezahlversionen die Koordinierung von bis zu 300 Mitarbeitern. Auch die Zeit, wie lange der Schichtplan im Voraus geplant werden kann, ist je nach Version höher oder niedriger. Bei dem „Enterprise“ Paket von Findmyshift kann der Dienstplan bis zu drei Jahre im Voraus geplant werden.

Bei Findmyshift können bis zu 300 Mitarbeiter gleichzeitig koordiniert werden

Findmyshift bietet zusätzlich die Funktion Geofencing zu aktivieren, sodass die Position der Mitarbeiter geortet werden kann, um sicherzustellen, dass diese auch an den vorgesehenen Standorten ihre Arbeit beginnen.

Der Service von Findmyshift ist nicht nur via Browser nutzbar, sondern auch per App. Ebenfalls praktisch: Ein Tool zur Zeiterfassung ist ebenfalls integriert.

Je nach Version bietet Findmyshift auch eine Funktion zur automatischen Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter. Als optisch nettes Feature bewerten wir, dass das Design des Personalplaners an die des Unternehmens angepasst werden kann.

TeamUltim – Personalplanungs-Tool für besonders viele Mitarbeiter

Bei dem Personalplanungs-Tool TeamUltim gibt es kein Limit, wie viele Mitarbeiter hinzugefügt werden können. Dadurch eignet sich das Tool insbesondere für Unternehmen mit vielen Mitarbeitern. Die monatlichen Gebühren beginnen bei 50 Euro pro Monat, es gibt aber auch eine Gratis-Version des Services.

Der Dienstplan kann von den Mitarbeitern geführt werden und Manager erhalten eine Benachrichtigung, wenn Schichten getauscht werden. Dank der mehreren verfügbaren Sprachen eignet sich das Tool auch für internationale Unternehmen.

Über TeamUltim können unbegrenzt viele Mitarbeiter eingetragen werden

Ein Urlaubs- und Abwesenheitsplaner sind im Dienstplan ebenfalls inkludiert und helfen dabei, Überschneidungen zu erkennen und zu verhindern.

Die gesammelten Daten können direkt in TeamUltim analysiert werden und auch die Abrechnung ist direkt auf der Plattform möglich. Alle Abrechnungen können zur Weiterverarbeitung als PDF- oder Excel Dateien exportiert werden.

Der Testzeitraum bei TeamUltim beträgt 45 Tage. Kein anderes Personalplanungs-Tool in unserem Vergleich bietet eine längere kostenlose Probephase.

edpep – Günstiges Tool zur Personalplanung

Das Personalplanungs-Tool edpep ist das günstigste in unserem Vergleich und ist bereits ab 3,50 Euro pro Mitarbeiter nutzbar. Trotz des geringen Preises sind sowohl ein Dienstplaner als auch eine Möglichkeit zur Zeiterfassung enthalten.

Der Schichtplan kann ganz einfach per Drag-and-Drop erstellt werden und ist auch am Smartphone oder Tablet verfügbar. Für die Zeiterfassung bietet edpep vier verschiedene Möglichkeiten. Via Stempeluhr in der App am Smartphone und Tablet, Desktop Stempeluhr, händische Eingabe durch die Mitarbeiter oder die Eingabe durch die Teamleiter.

Das edpep Personalplanungs-Tool ist besonders günstig zu buchen

Ebenfalls verfügbar im Dienstplaner ist ein Urlaubs- oder Abwesenheitsplaner, sodass es nicht zu Überschneidungen kommt.

Um die Teamkommunikation zu vereinfachen, ist direkt in der App für die Stempeluhr außerdem eine Chat-Funktion eingebaut, sodass die Mitarbeiter untereinander kommunizieren können. Außerdem lassen sich in der App Aufgaben, Arbeitsanweisungen und Arbeitsdokumente hochgeladen, versendet und einsehen. Die Aufgaben können nach Erledigung direkt in der App markiert werden, sodass die Teamleiter Bescheid wissen.

Der Testzeitraum liegt bei edpep bei 30 Tagen.

Was sind die besten Personalplanungs-Tools?

In unserem Personalplanung-Tools Vergleich empfehlen wir folgende Anwendungen:

  • Papershift – Personalplanungs-Tool mit vielen zusätzlichen Funktionen
  • Findmyshift – Personalplanungs-Tool für Teams
  • TeamUltim – Personalplanungs-Tool für besonders viele Mitarbeiter
  • edpep – Günstiges Tool zur Personalplanung

Was kostet ein Personalplanungs-Tool?

In unserem Personalplanung-Tools Vergleich ist der günstigste Service bereits für 3,50 Euro pro Monat je Mitarbeiter erhältlich. Für Services, die eine automatische Abrechnung und Unterstützung für viele Mitarbeiter bieten, kann der Preis bis auf 50 Euro pro Monat steigen. (Stand: 06/2022)

Was ist ein Personalplanungs-Tool?

Ein Personalplanungs-Tool umfasst alle Funktionen, die für das Management eines Teams nötig sind. Die Hauptfunktion übernimmt dabei die Dienstplansoftware, die alle Urlaubs-, Krankheits- und Ausgleichzeiten erfasst und bei Konflikten die Teamleiter informiert.

Wozu benötigt man Personalplanungs-Tool?

Sobald mehrere Mitarbeiter gleichzeitig gemanagt werden müssen, ist dies mit viel Arbeit verbunden. Personalplanungs-Tools sollen hierfür zur Entlastung beitragen und übernehmen viele der Aufgaben wie zum Beispiel die Schichtplanung oder Zeiterfassung. In manchen Fällen können die Tools sogar die Abrechnung für die Mitarbeiter übernehmen.

Was sind die Vorteile von Personalplanungs-Tools?

Personalplanungs-Tools bieten folgende Vorteile:

  • Dienstplan Software
  • Zeiterfassung
  • Automatische Abrechnung
  • App-Steuerung
  • Automatische Datenauswertung zur Analyse
  • Einfacher Dateiaustausch

Was sind die Nachteile von Personalplanungs-Tools?

Personalplanungs-Tools bieten folgende Nachteile:

  • Monatliche Kosten
  • Bindung an Software

Welche Marken bieten Personalplanungs-Tools an?

  • Papershift
  • Findmyshift
  • TeamUltim
  • Edpep
  • Soon
  • TimeZynk
  • Snap Schedule
  • Occly
  • Fourth
  • Humanity
  • Nowsta
Philip Macdonald

Philip Macdonald geht den Dingen gerne auf den Grund und erklärt neue Technik verständlich und alltagsnah. Seine Leidenschaft gilt innovativen Start-up Projekten, die mit ungewöhnlichen Ideen die Welt verändern wollen. Wenn er nicht gerade für home&smart schreibt, studiert Philip Macdonald Germanistik und Anglistik in Köln.

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