Besprechungen planen mit Alexa for Business Termine erstellen und verschieben mit Alexa – so geht’s

Der Alexa Smart Scheduling Assistant ermöglicht, was bisher noch nicht per Sprachbefehl ging: Das Erstellen und sogar Verschieben von Terminen via Sprachassistentin Alexa. Wie die Terminfunktion für Alexa sich aktivieren lässt und mit welchen Sprachbefehlen Besprechungen geplant und verschoben werden können, beschreiben wir hier in wenigen Schritten.

Mit Alexa Smart Scheduling Assistant wird das Koordinieren im Büro erheblich smarter

Alexa kann Termine planen, abgleichen und verschieben

Mit Alexa for Business wird Amazons Sprachassistentin Alexa auch im Büro zur smarten Hilfskraft: sie unterstützt beim Abarbeiten von To-Do-Listen, wählt sich automatisch in Konferenzgespräche ein und findet Informationen wie die aktuellsten Verkaufszahlen. Mit dem Alexa Smart Scheduling Assistant soll das moderne Office nochmal effizienter werden, denn Alexa kann darüber die Kalender des Benutzers verwalten, Besprechungen planen und diese im Kalender per Sprachbefehl sogar verschieben – inklusive automatischer Benachrichtigungsmail zum neuen Termin an weitere Teilnehmer. Alexa sucht mit der neuen Funktion automatisch nach freien Terminen in den Kalendern der anderen Besprechungsteilnehmer und spart so wie eine digitale Sekretärin enormen Zeitaufwand. Leider ist Alexa for Business samt Alexa Smart Scheduling Assistant bislang nur für wenige Regionen weltweit verfügbar.

Wie sich Kalender mit Alexa verknüpfen lassen, haben wir im How-to Kalender mit Alexa verknüpfen – so geht's beschrieben.

So funktioniert die Terminfunktion des Alexa Smart Scheduling Assistant

Um diese Funktionen des Alexa Smart Scheduling Assistant zur Terminplanung nutzen zu können, sind folgende Schritte nötig:

  1. Unternehmenskalender (evtl. auch persönlichen Kalender) mit Alexa-Konto verknüpfen
  2. Termine vereinbaren, abgleichen, verschieben und absagen

Um eine Besprechung mit den Kollegen zu erstellen, ist etwa folgender Sprachbefehl möglich: „Alexa, plane ein Treffen mit David und Elena“, der Alexa Smart Scheduling Assistent bietet dann Terminvorschläge auf Grundlage der Verfügbarkeit in den verknüpften Kalendern aller Beteiligten an. Auch der persönliche Kalender wird überprüft, damit die Besprechung nicht mit privaten Terminen kollidiert. Mit „Alexa, verschiebe mein Sprint Meeting morgen um 13 Uhr“ wird eine Besprechung verschoben sowie eine aktualisierte Termineinladung an alle Teilnehmer verschickt. Ist zum vorgeschlagenen Zeitpunkt bereits ein anderer Event geplant, werden die Teilnehmer benachrichtigt und ein alternativer Vorschlag gesucht.

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Kurzanalyse zum neuen Alexa Smart Scheduling Assistant

Mit der neuen Termin-Funktion für Alexa geht Amazon den nächsten Schritt was den Ausbau von Alexa for Business angeht – besondersmit der Fähigkeit, eigene Meeting-Terminvorschläge anhand der Kalender beteiligter Personen zu machen. Alexa-Nutzer müssen so nicht mehr kompliziert die Kalender der Mitarbeiter und Kollegen abgleichen. Bleibt zu hoffen, dass der Alexa Smart Scheduling Assistant zeitnah auch in Europa ausgerollt wird.

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homeandsmart.de Redaktion Sarah Mall

Nach dem Studium der Kultur- & Medienwissenschaft und der freiberuflichen Tätigkeit als Übersetzerin, Lektorin und Texterin nun kritisches Auge der homeandsmart.de-Redaktion. Anfangs völlig technikfremd, mittlerweile Expertin für das breite Wissen rund um die Thematik Smart Home und Home Automation.